第五章:項目履約過程商務(wù)管理工作
5.2節(jié)流
成本管理系統(tǒng)是一套復(fù)雜的系統(tǒng)。
如果說開源可以通過“三大法寶”來做大收入,而節(jié)流的情況卻復(fù)雜多變?!坝捻椖總€個相似,虧損的項目各各不同”,節(jié)流重點要防范各色各樣的“風(fēng)險”。一個項目從開工到結(jié)束,所經(jīng)歷的風(fēng)險的種類繁多,除開需要發(fā)包人分擔(dān)的風(fēng)險(發(fā)包人需要分擔(dān)的風(fēng)險往往通過現(xiàn)場簽證、索賠予以轉(zhuǎn)移),其他的風(fēng)險基本都需要承包人承擔(dān),因此,對于風(fēng)險的識別、防范和化解是一項重中之重的工作。
工期、質(zhì)量、安全、環(huán)保的履約是項目管理的基礎(chǔ),人們常說“干得好不如算得好”,這本意應(yīng)該是強調(diào)商務(wù)工作和結(jié)算工作的重要性,但如果單從字面上理解,容易形成另外一種理解,沒有算好就是商務(wù)部門的無能了?,F(xiàn)實中,如果沒有干得好為基礎(chǔ),工期、質(zhì)量、安全、環(huán)保任何一項出現(xiàn)不穩(wěn)定因素,都可能會直接影響算好的結(jié)果。
如果說開源面對的主要對象是發(fā)包人及發(fā)包人代表,而節(jié)流更多的是對內(nèi)部的控制和管理,主要是提升管理,防范因自身管理帶來的風(fēng)險。影響成本的因素是如此之多,作為項目的商務(wù)經(jīng)理,只需要關(guān)注關(guān)鍵因素,即收支的平衡,做好項目的分解,也就是發(fā)包計劃,切好“蛋糕”,讓合適的分包去做合適的事情,并清晰的切割他們之間的界面,盡可能的避免有重疊交叉的地方,也要避免三不管的真空地帶,這都將招致現(xiàn)場出現(xiàn)扯皮打架,甚至被分包索賠的狀況。
5.2.1項目的招采工作
項目的招采是一項重要的工作,有可能直接決定項目的成敗。招采的最終目的,是要在合適的時間給合適的分供方(人工、材料、設(shè)備、機械、專業(yè)分包等)授予合同。
首先招采是一項具有強烈時間屬性的工作,要把握好節(jié)奏,因此需要根據(jù)項目的整體進(jìn)度計劃做好項目的招標(biāo)采購計劃。通過項目的整體進(jìn)度計劃倒推招采的時間。在倒推招采時間的時候,一定要注意幾點:1.有些物資采購要將報送樣品及樣品確認(rèn)的時間考慮進(jìn)去,確認(rèn)樣品的材料一般在可見的飾面材料或物質(zhì)常見,如瓷磚、門窗、地毯等;2.有些采購要考慮上考察廠家的時間,如混凝土廠家、塔吊供應(yīng)、大面積石材等;3.有些產(chǎn)品有較長的生產(chǎn)周期,尤其是定制類產(chǎn)品,如門窗、電梯等等;4.進(jìn)口產(chǎn)品、設(shè)備要考慮進(jìn)口等時間因素(少見);這幾種情況有可能單獨發(fā)生,有可能組合情況發(fā)生,因此一定要留足相應(yīng)的時間余量,否則一定會影響項目的進(jìn)度。
5.2.1.1如何編制發(fā)包計劃
常規(guī)招標(biāo)主要有如下幾個重要時間節(jié)點:招標(biāo)啟動時間、招標(biāo)文件發(fā)放時間、截標(biāo)時間、中標(biāo)通知書發(fā)放時間、分供方進(jìn)場時間。
招標(biāo)啟動:意味著前期的所有準(zhǔn)備手續(xù)都已經(jīng)準(zhǔn)備好,如人工部分主體結(jié)構(gòu)勞務(wù)分包招標(biāo),已經(jīng)劃分好標(biāo)段范圍,標(biāo)段劃分要綜合考慮各標(biāo)段的水平和垂直運輸運力分配合理、各標(biāo)段鋼筋木工加工場地及工棚均衡設(shè)置、界面劃分清晰等等,潛在參與投標(biāo)的各家勞務(wù)分包已經(jīng)具備,有條件的已經(jīng)提前完成對勞務(wù)公司在建主體結(jié)構(gòu)的項目做過詳細(xì)的考察;物資或設(shè)備采購已經(jīng)完成了樣品報送與確認(rèn)(如有),已經(jīng)完成了供應(yīng)商的考察(如有),并形成考察評估報告,圈定了擬參與投標(biāo)的供應(yīng)商。
招標(biāo)文件發(fā)放:招標(biāo)文件發(fā)布前已經(jīng)完成了擬投標(biāo)人的招標(biāo)邀請工作并收到對方原因參與投標(biāo)的回執(zhí),招標(biāo)文件(含完整的合同條件及工程量清單)已經(jīng)編制完畢并完成了內(nèi)部的審核。
截標(biāo)(回標(biāo))時間:投標(biāo)日期的截止日期,在此之前,需要完成投標(biāo)人在投標(biāo)期間的疑問、澄清等工作,一般收到所有投標(biāo)人的投標(biāo)文件后,盡快開標(biāo)并形成投標(biāo)分析對比表。
中標(biāo)通知書發(fā)放:中標(biāo)通知書發(fā)放前意味著已經(jīng)同意將合同授予在投標(biāo)中勝出的分供方。在此之前尚需要很多的重要的工作,包括對供應(yīng)商報價分析工作、對比工作,對供應(yīng)商響應(yīng)文件的梳理并發(fā)出疑問,要求對方當(dāng)面澄清、書面澄清、或者電話澄清(不影響大局的小問題可以電話澄清并做好記錄),甚至主要現(xiàn)場團隊的面試工作,經(jīng)過篩選后(有可能會有多輪的談判、澄清),選定了最終的分供方;初步選定分供方后,再與之就主要合同條件如付款方式、結(jié)算方法、加工周期、進(jìn)場時間等做詳細(xì)的商談,當(dāng)然,這些商談都是在“假設(shè)”我方將標(biāo)授予對方的情況下進(jìn)行的,如果分包商已經(jīng)提前知道標(biāo)已經(jīng)將授予給他,將增加談判的難度。因此,投標(biāo)期間的保密工作是非常重要的。另外,與任何分包在投標(biāo)期間面談澄清過程中形成的決議、對方的承諾(電話溝通事后也需要形成書面的文件),一定要當(dāng)面整理成書面的“面談記錄”要求其授權(quán)委托人簽字確認(rèn),重要的承諾要在事后整理進(jìn)合同文件中。
進(jìn)場時間:任何分供方在被授予合同后,都需要一定的準(zhǔn)備時間,有些供應(yīng)商是需要有加工周期或采購周期的,如防火門、木門等,需要供應(yīng)商先現(xiàn)場復(fù)核尺寸后,再根據(jù)現(xiàn)場尺寸去生產(chǎn)加工,再加上運輸時間,少則30天,多則45天,因此工期緊迫的項目,需要提前規(guī)劃。
合同的簽訂時間在發(fā)包計劃中并不那么重要,一般情況下,收到中標(biāo)通知書便意味著承諾已經(jīng)到達(dá)并生效,供應(yīng)商可以開始前期的準(zhǔn)備工作甚至進(jìn)場,而合同的簽訂工作可以同步進(jìn)行。很多大型建企因為流程較長,合同簽訂至少都得至少一個月甚至更長的時間。為了防范風(fēng)險,在中標(biāo)通知書發(fā)放前,主要合同條款都已經(jīng)談好,爭議和分歧以及理解差異都已經(jīng)消除,并且一定需要對方授權(quán)委托人在最終的擬定的合同清單上面先簽字蓋章存檔,最好是讓對方在談好的合同上簽字蓋章好留存一份在項目,尤其對于勞務(wù)專業(yè)分包需要做好這方面風(fēng)險防范,避免在正式合同沒有下來的真空期出現(xiàn)退場或爭議的意外。
因此發(fā)包計劃是依據(jù)進(jìn)場時間是一個非常重要的時間節(jié)點,所有的招標(biāo)計劃都是個根據(jù)進(jìn)場時間做倒排計劃的,這個時間對應(yīng)的是項目整體進(jìn)度計劃中的各分包或啟動的時間節(jié)點。當(dāng)然進(jìn)度計劃中,不可能細(xì)致到將每個分包或供應(yīng)商都標(biāo)注到整體進(jìn)度計劃中,有些需要商務(wù)人員去推斷,如進(jìn)度計劃會明確二次結(jié)構(gòu)砌體開始時間,在此時間節(jié)點之前,需要二次結(jié)構(gòu)勞務(wù)分包進(jìn)場,同時砌筑材料也需要在此時間節(jié)點前進(jìn)場。
常規(guī)的項目可以根據(jù)施工的順序把工程項目招采分成四個主要階段:臨建、主體結(jié)構(gòu)、二次結(jié)構(gòu)、裝飾裝修,另外考慮到機電的專業(yè)性,機電工程招采計劃可單列,專業(yè)工程暫估價分包可以依據(jù)項目的實際情況單獨列表。解釋下臨建單獨設(shè)立一個階段主要是因為臨建在項目開工前期的重要性,“兵馬未到、糧草先行”,在開工前期,需要先解決項目的辦公場所、滿足管理人員、工人的“吃”(食堂)“住”(宿舍)“行”(場地硬化)問題,這些問題不解決,項目的正常工作將無法開展。
5.2.1.2某項目發(fā)包計劃及招采流程案例
某項目物資、專業(yè)分包、勞務(wù)分包發(fā)包計劃案例:
略
某項目專業(yè)暫估價分包發(fā)包計劃:
略
某項目專業(yè)分包發(fā)包方案工作內(nèi)容及界面劃分:
略
某項目專業(yè)暫估價分包招標(biāo)流程:
略
某項目專業(yè)分包招標(biāo)流程:
略
某項目物資采購招標(biāo)流程:
略
發(fā)包計劃形成后,再隨著項目時間的推進(jìn),按部就班的開始招采工作,當(dāng)然,采購計劃也需要根據(jù)現(xiàn)場的整體進(jìn)度計劃隨時做調(diào)整,讓分供方在合適的時間進(jìn)場,可以適當(dāng)?shù)奶崆?,但一定不能滯后影響整體進(jìn)度。
某專業(yè)分包招標(biāo)計劃表:
略
5.2.1.3招采中應(yīng)該注意的事項
招采是商務(wù)部的日常動作之一,商務(wù)經(jīng)理也將在招采上花費很多的經(jīng)歷。如何將合適的分包(價格合適,質(zhì)量合適,履約誠信,工期合適)在合適的時間招進(jìn)來,其中有很多的關(guān)鍵點是需要注意:
1.潛在投標(biāo)人考察
略
2. 做好資格審查
投標(biāo)書中一定要求專業(yè)分包提供營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證等證書,有必要還需要核查原件。對于不熟悉的沒有合作過的分供方,還需要做好背景調(diào)查,一是通過資源打聽,二是通過企查查等平臺,查看企業(yè)的規(guī)模、辦公地點、是否有風(fēng)險提示等等。如果特種行業(yè)還需要提供特種行業(yè)許可證。資格審查工作在時間充裕的情況下也可前置,在確定潛在投標(biāo)人的階段進(jìn)行。
3. 做好現(xiàn)場踏勘
招標(biāo)工作一般是在現(xiàn)場,發(fā)標(biāo)書時,同時要求分供方做好踏勘現(xiàn)場,安排工程部的相關(guān)同事對現(xiàn)場情況、條件做一個細(xì)致的介紹,并到現(xiàn)場實地考察。
4. 做好招標(biāo)范圍及界面的劃分
招標(biāo)的界面劃分是非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎粋€項目多個分包,如何進(jìn)行切塊?專業(yè)分包與勞務(wù)分包之間的界面、專業(yè)分包與專業(yè)分包之間的界面,需要有明確的描述,有必要的話,可以做一張大表,將所有的專業(yè)分包的界面同意羅列出來,這樣可以一勞永逸,避免出現(xiàn)“三不管”地帶和界面重合的地帶,招致分供方索賠并影響現(xiàn)場進(jìn)度。
5. 提供完整的合同范本
起草招標(biāo)文件時就必須將合同文本一并附上,大型建企一般都有不同分供方適用的合同范本,合同條件可根據(jù)項目的具體情況進(jìn)行編制,合同工期、付款條件(重要?。①|(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、品牌清單(如有)、技術(shù)參數(shù)、稅務(wù)要求、同時將工作范圍、界面劃分等在合同中附上。在招標(biāo)文件的評審階段,各部門需要對自己所負(fù)責(zé)的范圍涉及的合同條款進(jìn)行評審,提出修改意見。
6. 包含的工作內(nèi)容要清晰
合同范本中分包的工作內(nèi)容要清晰,避免未來出現(xiàn)爭議,比如某斷橋鋁門窗工程,如果不將五性試驗放進(jìn)去,到最后期履約過程中,可能會產(chǎn)生爭議而使門窗分包商拒絕提供五性試驗:
包括且不限于如下工作內(nèi)容∶二次深化設(shè)計、計算及通過設(shè)計審查、型材、玻璃等主要材料材料采購及下料、制作、后塞口、附框、五金附件(包括但不限于合頁、把手、鎖、密封膠、密封膠條、發(fā)泡膠、配套螺釘、固定塊、滑撐、限位器)、運輸、裝卸、保管、安裝與調(diào)試、打膠、現(xiàn)場配合、安全文明施工、清潔、施工垃圾清理、原材料及半成品性能檢測、試驗(包含但不限淋水試驗門窗五性檢測試驗、建筑外窗整體氣密性檢測及節(jié)能檢測)、驗收(包括防火功能性門窗的消防驗收)、工程竣工驗收合格并移交業(yè)主前的成品與半成品保護、配合工程驗收、竣工資料整理與移交、保修等工作內(nèi)容。
7. 合同范本中要清晰的約定可執(zhí)行且合理的計量規(guī)則
合同范本中一定要明確計量規(guī)范,切不可套話:套用國標(biāo)清單計算規(guī)范,或套用xx定額計算規(guī)范,有些新工藝在國標(biāo)清單計算規(guī)范或定額中是沒有計量規(guī)則的,這樣便會引起歧義。比如某地采暖項目合同中約定:
“工程量計算規(guī)則執(zhí)行住建部發(fā)布的《建設(shè)工程工程量清單計價規(guī)范》GB-50500-2013”
這個約定有兩個問題:GB-50500-2013《建設(shè)工程工程量清單計價規(guī)范》是計價規(guī)范,不是計算規(guī)范,計算規(guī)范是與GB-50500-2013計價規(guī)范配套使用的GB50854~GB50862系列計算規(guī)范:
該分包最后因與總包產(chǎn)生糾紛,上述到法院,要求按建筑面積計量,而總承包方認(rèn)為應(yīng)該按GB50856-2013規(guī)范P13頁計量規(guī)范中采暖房間凈面積計算,實際上GB50856-2013規(guī)范P13頁有兩種計量方式,一種按平米,一種按米,非常容易引起歧義:
圖片
正確的做法是,直接將定額或國標(biāo)計算規(guī)范中的計算規(guī)范直接復(fù)制粘貼過來,約定成:“地采暖工程量計算規(guī)則按分包人實際鋪設(shè)地采暖房間,按設(shè)計圖示以房間凈面積計算。”這樣就不會有任何爭議了。
還有一個案例,某項目外墻飾面保溫一體板工程,是新工藝合同約定工程量以垂直投影面積計算:
竣工結(jié)算∶外墻一體化板制作安裝工程全部完工后……,工程量按照施工圖紙圖示尺寸以垂直投影面積計算(扣除施工過程中的所有施工預(yù)留洞口的面積、重疊部分不計算);……。
這個項目外墻造型比較多,有些內(nèi)凹的,到合同執(zhí)行階段,總包方與分包方便有了爭議,雙方商務(wù)人員對垂直投影面積的理解便出現(xiàn)了不同的理解,如下圖,按照垂直投影面積計算將不計算內(nèi)凹部分折線的面積,而分包方認(rèn)為不合理,因為項目造型非常多,這種情況牽扯面積較大,經(jīng)核實該表述確實對分包方不公平,最終按可視展開面積計量。
本案例如果在招標(biāo)階段,總包方就應(yīng)直接明確以可視投影面積計量,就可避免出現(xiàn)爭議。
對于勞務(wù)分包,因為涉及的子目比較多,最好是對于所有的合同清單項都做一個審查,如果套用定額計量規(guī)則不符的地方,應(yīng)該在招標(biāo)清單中就備注清楚,預(yù)防因計量規(guī)則不清晰導(dǎo)致爭議。
即使是套用清單計算規(guī)范或定額計量規(guī)范,也得把該句好好斟酌,避免出現(xiàn)歧義,這是招標(biāo)文件和合同審查時要重點關(guān)注的地方。
8. 招標(biāo)人員要掌握專業(yè)技術(shù)知識
對于每個不同的招采,一定都涉及很多專業(yè)知識或者特有的技術(shù)參數(shù)與規(guī)程,可通過如下幾個途徑學(xué)習(xí)和了解:一是通過內(nèi)部交流,向總工、技術(shù)部同事了解,對工藝流程做一個常識性的了解,掌握基本的工序、主材及輔材、主要材料都有哪些參數(shù)和特性,有哪些廠家范圍等等;二是通過網(wǎng)絡(luò)尋找到相關(guān)的工藝技術(shù)流程,技術(shù)要點與難點;三是在發(fā)標(biāo)前、發(fā)標(biāo)中不要錯過任何與分供方見面交流的機會,即便是在辦公室里的一番閑談,也能對招標(biāo)的項目從技術(shù)、工藝流程、難點等做一個更深入的了解,在標(biāo)前的階段,分供方代表往往會知無不言,言無不盡,這是一個非常好的學(xué)習(xí)機會,“買的沒有賣的精”,畢竟分供方代表是該行業(yè)的專家。
只有自己掌握了基本的專業(yè)知識,你才能對分包的報價文件進(jìn)行深度的清標(biāo),才能發(fā)現(xiàn)各家報價中可能出現(xiàn)的不平衡報價或其他問題。
注重現(xiàn)學(xué)現(xiàn)賣,從招采中積累知識點,可以現(xiàn)寫現(xiàn)賣應(yīng)用到對發(fā)包人的核價工作中。
9. 提供統(tǒng)一的工程量清單
一定要提供統(tǒng)一的盡可能準(zhǔn)確的工程量清單,如果時間不容許重計量,可以直接先拿總包的合同清單拆解進(jìn)行發(fā)包。千萬不可不提供清單讓投標(biāo)人自己填報??梢砸笏麄冎赜嬃?,提供差異表,下一輪報價時調(diào)整都可以,調(diào)整工程量后的清單一定要確保所有投標(biāo)人都送達(dá)。為什么叫拆解清單?因為有些分包的工程量是散落在很多清單子項中的,比如防水,可能散落在衛(wèi)生間地面做法中,屋面工程做法中,最好將完整的總包合同清單導(dǎo)出成excel,編制專業(yè)分包招標(biāo)清單時,認(rèn)真篩查,避免出現(xiàn)漏項。
10. 一定要求分包報價時提供綜合單價分析表
在招標(biāo)文件中要提供綜合單價分析表的空白樣表,要求分包一定報送綜合單價分析表。在提供統(tǒng)一工程量清單后,各投標(biāo)人清單單價的差異將直接影響總價,而形成單價差異的主要原因有:分供方不平衡報價、對工作的界面不了解、對主材選型有偏差、對主材的品牌考慮偏差、材料消耗量錯誤、措施費偏差等等,如果不提供綜合單價分析表,是無法查看分供方每一個細(xì)項是如何考慮的,可以通過對綜合單價分析表的分析,并與投標(biāo)人尤其是經(jīng)過首輪篩選后有價格優(yōu)勢的重點分供方面對面的進(jìn)一步澄清,消去投標(biāo)人對報價中理解上的偏差、算術(shù)上的錯誤等等。
沒有綜合單價分析表,招標(biāo)中是無法正常完成清標(biāo)工作的,一定會在履約中帶來風(fēng)險。
11. 提供給分包的資料一定要齊全
除了招標(biāo)文件、合同范本等文件以外,還需要提供與分包相關(guān)的圖紙、圖集,合同品牌清單,規(guī)格型號,技術(shù)規(guī)范,設(shè)計變更、圖紙會審紀(jì)要等與該專業(yè)分包有關(guān)的文件。避免遺漏文件導(dǎo)致招標(biāo)出現(xiàn)偏差。
12. 開標(biāo)清標(biāo)比價工作
開標(biāo)后第一時間安排商務(wù)主辦人員做好報價對比工作、技術(shù)經(jīng)濟對比分析。如果有技術(shù)標(biāo),還需要技術(shù)人員對其技術(shù)條件進(jìn)行審核。
清標(biāo)比較是一項非常重要的工作,不能簡單的只看總價,分包的各項報價都要進(jìn)行審查,有歷史發(fā)包記錄的可以拿來做對比,有不平衡報價的地方通過對比可以篩查出來。
清標(biāo)對比做完后,分析各家報價存在的問題,從報價、綜合單價分析表可以看出其可能偏高或偏低的地方,做好完整的記錄,進(jìn)行逐家約談澄清。
比如有的分包看似報價低,但其重要主材含量也低于技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),或者選用材料為非國標(biāo)的產(chǎn)品,一味的選擇低價,可能帶來質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的風(fēng)險,所以技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)是一定要審核或澄清清楚的。
某欄桿項目招標(biāo),四家供應(yīng)商參與報價,其中一家第一輪報價最低,比次低標(biāo)低了約20%,且投標(biāo)文件中只報了單價,未按招標(biāo)文件要求提供綜合單價分析表,無法查清其主材消耗量和價格,經(jīng)澄清后,其補交綜合單價分析表并提供用鋼量為18.5kg/m,其他幾家含鋼量均在26KG~30KG左右,商務(wù)人員根據(jù)欄桿圖集拆解含鋼量,正常的消耗量為27kg左右,如果把這樣以犧牲質(zhì)量為代價故意壓低價格的分供商選擇進(jìn)場后,一定會選用比較劣質(zhì)的管材,導(dǎo)致存在質(zhì)量方面的風(fēng)險。
13. 不建議召集所有分包人一堂公開開標(biāo)
參加投標(biāo)的單位要向所有的投標(biāo)人保密,注意從發(fā)招標(biāo)文件開始,到定標(biāo)結(jié)束,都得注意保密。在交流過程中,經(jīng)常會有投標(biāo)人打聽,有多少家啊,都有哪些家?不可泄露,防止出現(xiàn)串標(biāo)行為。
14. 要做充分澄清溝通與交流
清標(biāo)對比結(jié)束后,逐家約談分包,對其報價中存在的問題逐條當(dāng)面厘清,澄清會可以一次,也可以多次,目的:梳理報價中的問題,詢問報價中我方的疑問或?qū)Ψ降囊蓡?,通過充分的交流,讓對方完全理解招標(biāo)文件精神、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求,包括不限于合同條件,界面劃分,工作范圍和內(nèi)容等所有與合約、技術(shù)有關(guān)的信息,對方的報價或調(diào)整報價結(jié)合其企業(yè)的自身情況,才更靠譜。
15. 約定報價有效期
一定要約定報價的有效期,有效期最好定在分包進(jìn)場后一段時間,確保定標(biāo)結(jié)束,一般90天足夠。
16. 提供樣品、樣品確認(rèn)
有些專業(yè)分包是需要確認(rèn)樣品的,比如防火門、樓梯欄桿、外墻飾面材料等等,所以報價時,可要求分包同時提供樣品或樣塊,其報價與樣品應(yīng)該是相符的,有些樣品甚至需要業(yè)主方確認(rèn)。要求提供樣品并確認(rèn)樣品的招標(biāo),時間要略長一些,需要留足樣品確認(rèn)的時間。
“樣品先行”,收集齊各家的樣品后,項目部內(nèi)部審核查看樣品是否滿足要求,如需業(yè)主方確認(rèn)的,篩選2~3家樣品,由業(yè)主方選擇,各方確認(rèn)好了后,可將樣品封樣,參建各家形成會簽。下一步在澄清的過程中,可以將確認(rèn)好的樣品,通知各方投標(biāo)人,重新依照樣品的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報價,如有必要,沒選中的廠家可重新報樣等等。